Siklus Akuntansi adalah siklus yang menggambarkan keseluruhan proses akuntansi mulai dari mencatat dan mengidentifikasi transaksi, menggolongkan transaksi-transaksi yang sejenis serta membuat laporan keuangan berdasarkan pencatatan tersebut di dalam satu periode fiskal. Bisa bulanan, bisa tahunan. Kalau istilah jaman dahulu, buka dan tutup buku. Para ahli akuntansi dahulu membagi siklus ini ke dalam beberapa bagian. Ada yang membagi menjadi 9 bagian ada juga yang membagi hingga 11 bagian. Yang harus dipegang bukan jumlah bagiannya, tapi proses yang harus dilakukan agar jangan sampai ada pencatatan yang salah atau tertinggal. Di era komputer sekarang ini, jumlah bagian ini menjadi hal yang tidak terlihat karena banyaknya proses otomasi yang telah dilakukan. Termasuk di software ini, beberapa pekerjaan, seperti pencatatan di buku besar atau perhitungan di neraca saldo sudah dilakukan secara otomatis sehingga tidak perlu pakai kalkulator untuk menghitungnya lagi.
1 » Menentukan Kategori Transaksi
1.1 Kode Akun
Apa itu Kode Akun? Kode akun adalah kumpulan kode-kode yang dipakai untuk menggolongkan transaksi yang mempunyai karakteristik yang sama. Dimana penggolongan ini nantinya dipakai sebagai acuan dalam perhitungan di neraca ataupun laporan laba rugi. Kenapa dibutuhkan? Karena akan terlihat tidak rapih kalau di laporan semua transaksi ditampilkan sehingga menyulitkan pemilik modal atau investor untuk menganalisa laporan keuangan yang dihasilkan.
Lalu, bagaimana cara menentukan nomor kode dan penamaannya? Apakah ada standar atau regulasinya? Secara umum tidak ada. Tiap perusahaan mempunyai cara penomoran dan penamaan akun yang berbeda satu dan yang lain. Tetapi contoh kode dan penamaan banyak ditemukan di buku-buku pelajaran akuntansi dan laporan-laporan keuangan yang pada akhirnya dipakai sebagai acuan awal di tiap perusahaan sebelum mereka menambahkan kode-kode lain.
Pada dasarnya, Daftar kode akun dibagi menjadi lima bagian utama, yaitu :
- Aset
- Utang
- Modal
- Pendapatan
- Pengeluaran
Lima bagian utama ini yang kemudian dibuatkan sub-sub kategori sesuai kebutuhan perusahaan.
1.2 Kode Akun Pembantu
Kode Akun Pembantu adalah kode tambahan untuk penggolongan yang lebih detil terhadap transaksi-transaksi tertentu. Kode ini paling umum digunakan untuk memisahkan transaksi pembelian per supplier atau transaksi penjualan per pelanggan. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan dalam melihat riwayat transaksi per supplier/pelanggan dan memonitor pergerakan utang/piutang mereka.
Kenapa ga pakai Kode Akun saja? Untuk menjaga agar tidak semua alokasi kode akun terpakai dan menjadi sangat panjang daftar kode akunnya. Bayangkan kalau ada 100 supplier yang harus dimonitor, berarti akan ada 100 kode akun yang harus ditulis di daftar utama kode akun. Hal ini menjadikan daftar kode akun menjadi kurang praktis.
Bagaimana cara penentuan kode dan penamaan akunnya? Sama saja. Yang perlu diingat, kode akun pembantu harus menginduk kepada kode akun utama. Di software atau aplikasi akuntansi saat ini, kode akun pembantu tidak akan terlalu terlihat karena biasanya sudah digunakan kode-kode lain dengan tujuan yang sama tetapi tidak dinamakan kode akun pembantu.
2 » Mengindentifikasi Transaksi
Sebenarnya ini kunci utama dari pencatatan transaksi. Setiap transaksi harus dikenali dan diidentifikasi dengan benar agar supaya nilai transaksinya dapat diperhitungkan dengan benar. Perhatikan bahwa setiap buku pelajaran akuntansi maupun pengajar akuntansi selalu memberikan contoh soal yang berupa contoh-contoh transaksi yang harus diidentifikasi terlebih dahulu.
Dan ingat, jangan terlalu terpaku kepada pelajaran teori, pahami logikanya terlebih dahulu karena kode akun hanyalah penamaan.
3 » Mencatatkan Transaksi
Tergantung jenis usaha yang dijalankan dan kemudahan dalam melakukan pencatatan, pencatatan ke dalam jurnal bisa dilakukan hanya di dalam satu jenis jurnal ataupun dibagi ke dalam beberapa jurnal yang berbeda. Untuk jenis usaha jasa atau usaha yang tidak banyak transaksinya, satu jurnal sudah cukup dan biasanya para akuntan menyebutnya sebagai jurnal umum. Untuk jenis usaha melibatkan transaksi jual beli yang cukup rutin, untuk kemudahan dalam memonitor transaksi tersebut, biasanya pencatatan ini dilakukan di jurnal terpisah, yang sering disebut Jurnal Khusus. Jurnal Khusus bisa hanya satu jenis atau dibagi menjadi beberapa jenis. Jurnal Khusus yang sering digunakan antara lain Jurnal Kas, Jurnal Pembelian dan Jurnal Penjualan. Sesuai namanya, pencatatan di dalam jurnal tersebut akan membuat proses pencatatan dan pengawasan terhadap pembelian, penjualan ataupun transaksi tunai menjadi lebih mudah. Dan untuk kemudahan pula, jenis usaha yang lebih khusus menambahkan jenis-jenis jurnal khusus yang lain sesuai kebutuhan mereka.
3.1 Aturan Pengisian Berpasangan
Seperti sudah dijelaskan di bagian 2.3, kunci dalam pencatatan transaksi di jurnal adalah memasangkan dua atau lebih akun yang berbeda untuk satu jenis transaksi di kolom Debet dan Kredit. Keahlian seorang akuntan diukur dari kemampuan untuk mengidentifikasi transaksi dan menentukan kode dan pasangan akun yang tepat.
NILAI TRANSAKSI HARUS DIMASUKKAN DI KOLOM DEBET DAN KREDIT serta SETIAP TRANSAKSI HARUS ADA PASANGAN AKUNNYA
Satu lagi yang harus diingat adalah :
ISTILAH DEBET-KREDIT di AKUNTANSI
TIDAK SAMA DENGAN
ISTILAH DEBET-KREDIT di REKENING BANK/TAGIHAN
Debet di Akuntansi : Kolom pengisian di bagian kiri dari tabel saldo yang nilainya bisa naik/turun
Kredit di Akuntansi : Kolom pengisian di bagian kanan dari tabel saldo yang nilainya bisa naik/turun
Diagram di bawah dapat dijadikan rujukan untuk mendefinisikan transaksi di masing-masing kategori Neraca dan Laba Rugi. Ingat, seluruh kode akun pada dasarnya merupakan bagian dari Aset, Utang, Modal, Pendapatan dan Pengeluaran.
| KOLOM KENAIKAN/PENAMBAHAN | KOLOM PENURUNAN/PENGURANGAN | |
| Aset | Debet | Kredit |
| Utang | Kredit | Debet |
| Modal | Kredit | Debet |
| Pendapatan | Kredit | Debet |
| Pengeluaran | Debet | Kredit |
| KOLOM DEBET (KIRI) | KOLOM KREDIT (KANAN) | |
| Aset | Naik/Bertambah | Turun/Berkurang |
| Utang | Turun/Berkurang | Naik/Bertambah |
| Modal | Turun/Berkurang | Naik/Bertambah |
| Pendapatan | Turun/Berkurang | Naik/Bertambah |
| Pengeluaran | Naik/Bertambah | Turun/Berkurang |
Spreadsheet ini akan sangat membantu jika terjadi kesalahan dalam penentuan kode akun untuk satu jenis transaksi. Kalau menggunakan buku, maka kesalahan penentuan akun akan mengakibatkan ketidaksesuaian perhitungan baik pada buku besar ataupun laporan. Sehingga dahulu dibutuhkan yang namanya jurnal koreksi untuk mengoreksi kesalahan tersebut tanpa harus merubah pencatatan awal. Spreadsheet ini dilengkapi dengan fungsi otomatis yang akan menghitung ulang apabila terjadi perubahan kode akun.
4 » Mengkonsolidasikan Akun
Balik lagi ke awal jaman pembukuan yang benar-benar menggunakan buku, Buku Besar merupakan catatan yang sangat penting di dalam akuntansi, karena merupakan jembatan antara jurnal dengan laporan. Isi dari buku besar adalah riwayat transaksi dari masing-masing kode dan nama akun yang telah ditentukan sebelumnya, dimana saldo dari masing-masing akun ini akan menentukan nilai akhir dalam pembuatan laporan keuangan. Format yang sering dijumpai adalah model T yang dibuat untuk memudahkan pemindahan transaksi yang sudah dicatat di jurnal. Di era komputer seperti saat ini, menulis dua kali (di jurnal dan buku besar) menjadi tidak diperlukan karena riwayat transaksi per akun bisa difilter secara otomatis dan data laporan keuangan bisa langsung diambil dari jurnal
5 » Penggunaan Neraca Lajur
Neraca lajur merupakan sistem pentabelan yang digunakan untuk melihat secara keseluruhan saldo dari masing-masing kode akun yang sudah ditentukan sebelumnya. Neraca lajur pada umumnya terdiri dari 5 jenis tabel utama yaitu, dari paling kiri, neraca saldo sebelum penyesuaian, tabel penyesuaian, neraca saldo setelah penyesuaian, tabel laba rugi dan tabel neraca. Saldo yang diisikan adalah saldo akhir dari masing-masing akun dan diisikan di dalam kolom yang menunjukkan kenaikan, jadi bisa di bagian debet bisa di bagian kredit. Dan pengisian dilakukan dari tabel paling kiri, yaitu neraca saldo sebelum penyesuaian.
5.1 Neraca Saldo Sebelum Penyesuaian
Tabel paling kiri dari neraca lajur adalah neraca saldo sebelum penyesuaian yang berisikan saldo akhir dari masing-masing akun berdasarkan data transaksi di jurnal. Disebut sebelum penyesuaian karena dalam pembuatan laporan keuangan yang biasanya dibuat berdasarkan bulan, biasanya terdapat transaksi yang belum dapat dimasukkan ke dalam perhitungan di dalam laporan neraca, baik karena belum waktunya atau memang tidak ada nilai tunainya.
Contoh transaksi yang dimasukkan ke dalam jurnal tetapi belum waktunya dilaporkan antara lain pembayaran sewa kantor untuk 2 tahun. Dimana secara pembayaran sudah dilakukan tetapi untuk kepentingan laporan perlu dibagi per bulan.
5.2 Jurnal Penyesuaian
Untuk menyesuaikan neraca saldo awal, penyesuaian perhitungan dilakukan di jurnal terpisah atau sering disebut dengan jurnal penyesuaian. Angka-angka yang disesuaikan akan muncul di neraca lajur di bagian tabel jurnal penyesuaian. Tabel ini merupakan jembatan antara neraca saldo sebelum dan sesudah penyesuaian.
Kapan sebaiknya jurnal penyesuaian sebaiknya diisi? Setiap hari? Atau setiap terjadi transaksi yang perlu disesuaikan? Umumnya pengisian dilakukan di akhir bulan, tetapi agar tidak lupa, biasanya penyesuaian diisikan pada saat terjadi transaksi yang memang butuh penyesuaian.
5.3 Neraca Saldo Setelah Penyesuaian
Neraca saldo setelah penyesuaian merupakan neraca yang sudah siap untuk diterjemahkan ke dalam bentuk laporan keuangan.Hubungan antara jurnal umum/khusus, jurnal penyesuaian, buku besar, neraca saldo sebelum dan setelah penyesuaian dapat dilihat pada gambar di bawah.
6 » Menyiapkan Laporan Keuangan
Laporan keuangan yang umum terdiri atas empat jenis laporan, yaitu laporan neraca, laba rugi,, arus kas dan perubahan modal. Sebagaimana sudah disampaikan, konsolidasi seluruh akun dan transaksi akan tergambar di dalam laporan neraca. Hubungan antara laporan-laporan tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah.
Seperti terlihat di gambar, laporan laba rugi adalah bagian dari laporan modal, karena inti dari laporan laba rugi adalah laba/rugi bersih yang merupakan salah satu komponen untuk menghitung pergerakan modal pemilik. Laporan modal sendiri merupakan bagian dari PASIVA di dalam neraca. Ingat rumus persamaan akuntansi di bagian 2.2 ? Total Aset = Total Utang + Total Modal.
Laporan arus kas sendiri adalah bagian dari AKTIVA di dalam neraca yang masuk dalam golongan tunai/rekening/bank. Laporan arus kas biasanya dijadikan referensi untuk memonitor pergerakan uang masuk dan keluar.
Lalu, laporan mana yang harus dipersiapkan terlebih dahulu? Mulailah dengan laporan Laba Rugi, karena nilai laba/rugi bersih dari laporan ini akan dimasukkan ke dalam neraca saldo sebagai Laba Tahun Berjalan.
6.1 Laporan Laba Rugi
Bagaimana caranya membuat laporan laba rugi dari neraca saldo? Mudah. Di dalam neraca lajur terdapat tabel Laba Rugi yang digunakan untuk menghitung dan menjumlahkan seluruh transaksi yang berkaitan dengan pendapatan dan pengeluaran.
Pendapatan akan menempati lajur Kredit dan pengeluaran akan menempati lajur Debet. Dengan bantuan komputer, proses memfilter dan menjumlah sudah bisa dilakukan secara otomatis tanpa perlu menggantungkan pemisahan akun dari Buku Besar. Yang perlu dihitung di tabel ini adalah Laba/Rugi bersih yang bisa dihitung dari selisih antara seluruh pendapatan dan pengeluaran. Perlu diingat bahwa Laba/Rugi bersih harus berada di kolom Debet. Kenapa? Karena sesuai aturan, kolom debet dan kredit harus seimbang.
Pendapatan = Pengeluaran + Laba/Rugi Bersih
Jika perhitungan sudah benar, seluruh akun beserta nilainya bisa dipindahkan ke lembar kerja yang lain dan diatur tampilannya agar layak cetak.
6.2 Laporan Neraca
Seperti sudah dijelaskan, neraca merupakan jantung dari situasi keuangan perusahaan. Kalau tabel laba rugi sudah menghasilkan nilai laba/rugi bersih, maka pembuatan laporan neraca sudah dapat diselesaikan.
Proses pembuatan laporan neraca sama dengan proses pembuatan laporan laba rugi. Di dalam neraca lajur terdapat tabel Neraca, biasanya di bagian paling kanan. Jika kode akun sudah diisi dengan benar, maka tabel neraca akan berisikan hasil perhitungan dari seluruh transaksi yang masuk dalam kategori aset, utang dan modal pemilik.
Kemudian, bagaimana memasukkan nilai laba/rugi bersih dari tabel laba rugi? Mudah. Ingat bahwa nilai laba/rugi bersih berada dalam kolom debet di tabel laba rugi, jadi nilai ini hanya tinggal dimasukkan di kolom kredit di tabel neraca. Bisa dilihat gambar di bawah agar lebih mudah membayangkannya.
6.3 Laporan Perubahan Modal
Tujuan dari dibuatnya laporan perubahan modal adalah untuk melihat pergerakan modal pemilik selama satu tahun fiskal. Logika sederhananya, kalau perusahaan selalu memperoleh laba maka modal pemilik bisa diperkirakan akan mengalami peningkatan. Demikian juga sebaliknya. Tetapi harus diingat bahwa laporan perubahan modal pemilik tidak menggambarkan kondisi perusahaan.
Laporan perubahan modal bisa dikerjakan secara manual dengan memisahkan akun-akun yang ada di dalam tabel neraca ke dalam lembar kerja terpisah.
6.4 Laporan Arus Kas
Seperti tertera di judul, laporan arus kas menggambarkan situasi kas perusahaan. Secara cepat, posisi kas perusahaan bisa dilihat dari saldo akun kas yang biasanya terdiri dari rekening bank. Hanya saja rekening bank tidak berisikan data transaksi berdasarkan kode akun, dimana ini menjadi tantangan tersendiri bagi akuntan untuk menterjemahkan transaksi yang masuk/keluar ke dalam rekening ke dalam kode akun yang sesuai untuk kepentingan laporan. Yang perlu dipegang adalah, saldo akhir laporan arus kas harus sama dengan saldo akhir semua akun kas.
Berbeda dengan tiga laporan sebelumnya, khusus untuk arus kas tidak bisa langsung mengambil dari perhitungan akun yang sudah ada di dalam neraca lajur karena belum tentu nilai di dalam akun tersebut berasal dari transaksi kas semua. Sebagai contoh, tidak semua penjualan dibayar tunai sehingga perlu dipisahkan terlebih dahulu antara penjualan dengan pembayaran tunai dan piutang. Untuk perusahaan dagang atau manufaktur yang menggunakan jurnal kas sebagai jurnal untuk mencatat transaksi tunai, membuat laporan arus kas relatif lebih mudah karena secara transaksi sudah dipisahkan di awal. Tapi untuk perusahaan jasa yang biasanya hanya menggunakan satu jurnal, perlu diberikan tanda untuk transaksi yang bersifat tunai.
Ada dua metode dalam pembuatan laporan arus kas, metode langsung dan tidak langsung. Metode langsung adalah metode yang paling umum dimana laporan hanya memperhitungkan transaksi nilai tunai dalam pembuatan laporan. Dan juga cara ini adalah cara yang paling mudah. Metode tidak langsung agak sedikit rumit karena memperhitungkan juga nilai non tunai yang harus disesuaikan.
6.4.1 Metode Langsung
Metode langsung menggunakan pendekatan murni tunai. Yang perlu dilakukan adalah memisahkan transaksi yang dilakukan secara tunai dari dalam jurnal. Kemudian akun-akun tersebut ditempatkan di dalam bagian yang sesuai. Terdapat tiga kategori di dalam laporan arus kas, yaitu kategori operasional, investasi dan pendanaan.
6.4.2 Metode Tidak Langsung
Dari tiga kategori di dalam arus kas, perbedaan dalam
perhitungan hanya di dalam kategori arus kas dari aktivitas operasional, dimana
perhitungan dimulai dari akun laba/rugi
yang disesuaikan nilai non tunainya untuk menghasilkan nilai akhir yang
sama dengan saldo aktivitas operasional yang dibuat dengan metode langsung.
Kenapa demikian? Karena cara pengerjaan dan penggolongan kategori untuk dua
kategori yang lain, aktivitas investasi dan pendanaan, adalah sama antara
metode langsung dan tidak langsung.
7 » Jurnal Penutup
Satu periode siklus akuntansi biasanya sama dengan satu tahun kalender. Sebelum era komputer, pencatatan untuk satu periode fiskal atau satu tahun dilakukan dalam satu buku. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan pencatatan yang mengakibatkan buku menjadi tebal dan menjadi sulit untuk dicek. Dengan adanya batasan waktu tersebut, diperlukan penyesuaian akhir terhadap seluruh catatan transaksi agar laporan keuangan yang dihasilkan bisa ditetapkan sebagai laporan keuangan final dan buku bisa dinyatakan ditutup. Bagaimana caranya?
Ingat bahwa akun terbagi dalam lima kategori dan tiga kategori di antaranya adalah bagian dari neraca yang merupakan jantung kondisi keuangan perusahaan. Jadi yang dilakukan adalah memindahkan saldo di dalam dua kategori non neraca ke dalam kategori neraca. Sebenarnya secara tidak langsung hal ini sudah dilakukan saat membuat laporan neraca dengan memasukkan nilai Laba/Rugi Tahun Berjalan ke dalam akun modal pemilik. Jadi jurnal penutup ini sifatnya hanya sebagai formalitas saja.
Yang dilakukan adalah memindahkan saldo akun pendapatan, pengeluaran ke dalam saldo modal pemilik dan dikurangi dengan prive (mengurangi modal pemilik). Sederhananya, menghitung ulang modal pemilik dengan rumus
Modal Pemilik = Laba/Rugi Bersih (Pendapatan – Pengeluaran) – Prive
8 » Neraca Saldo Setelah Penutupan
Jika jurnal penutup sudah dicatat dengan benar maka neraca saldo setelah penutupan akan menampilkan seluruh akun yang ada dengan akun yang masuk kategori pendapatan dan pengeluaran mempunyai saldo nol. Demikian juga akun Prive akan bersaldo nol. Sedangkan akun modal pemilik akan berubah naik atau turun berdasarkan hasil perhitungan dari jurnal penutup.
Nilai Saldo Akhir di Neraca Saldo Setelah Penutupan merupakan Saldo Awal untuk Tahun Fiskal Berikutnya
Nilai Saldo Akhir untuk Akun Modal Pemilik = Nilai Saldo Akhir di Laporan Perubahan Modal
9 » Jurnal Pembalik
Nilai saldo akhir sudah dicatatkan sebagai saldo awal untuk tahun fiskal berikutnya. Apa fungsi dari jurnal pembalik? Jurnal pembalik sifatnya opsional. Hanya digunakan apabila ada catatan di tahun sebelumnya yang membutuhkan penyesuaian karena secara laporan sudah dicatatkan tetapi secara realisasi transaksi baru terjadi di tahun fiskal yang baru.
Demikian tahapan-tahapan dalam satu siklus akuntansi yang biasanya direkap dan ditutup setelah satu tahun. Kalau ingin belajar lebih lanjut dengan menggunakan aplikasi yang sudah jadi, bisa dicoba aplikasi siap pakai siklus akuntansi yang cocok buat belajar sambil bekerja atau sebaliknya.
