Aplikasi Akuntansi untuk orang awam akuntansi atau Non Akuntan merupakan spreadsheet Excel dan Google Sheet yang dirancang khusus untuk mereka yang belum terlalu paham mengenai pencatatan transaksi keuangan dan pembuatan laporan dengan sistem berpasangan/double entry bookkeeping. Cocok buat yang hanya punya sedikit waktu untuk belajar mengenai akuntansi tetapi ingin segera membuat laporan keuangan secara benar, mudah dimengerti dan bisa dianalisa.
Bukankah untuk membuat laporan keuangan harus melakukan pencatatan transaksi sesuai prinsip akuntansi dan menggunakan jurnal?
Ya dan tidak. Secara terminologi, Akuntansi adalah suatu proses mencatat, meringkas, mengklasifikasikan, mengolah, dan menyajikan data transaksi, serta berbagai aktivitas yang terkait dengan keuangan.
Prinsip inti cara melakukan pencatatan transaksi keuangan yang dikembangkan sejak ratusan tahun yang lalu ada pada sistem pembukuan berpasangan. Sistem ini meliputi pembuatan paling tidak dua masukan untuk setiap transaksi: satu debit pada suatu akun, dan satu kredit terkait pada akun lain. Istilah Debit dan Kredit yang melekat di ilmu Akuntansi memiliki arti, yakni Debit merupakan sisi sebelah kiri dan Kredit merupakan sisi sebalah kanan. Jumlah keseluruhan debit harus selalu sama dengan jumlah keseluruhan kredit. Cara ini akan memudahkan pemeriksaan jika terjadi kesalahan. Cara ini diketahui pertama kali digunakan pada abad pertengahan di Eropa, walaupun ada pula yang berpendapat bahwa cara ini sudah digunakan sejak zaman Yunani kuno.
Sistem pembukuan akuntansi dibuat sejak jaman belum ada komputer atau jaman buku tulis alias dicatat di dalam buku dimana pemisahan diperlukan untuk memudahkan pengecekan terhadap transaksi yang sudah dicatat dan mempermudah dalam membuat laporan keuangan. Ini yang membuatnya disebut pembukuan. Di jaman komputer saat ini, banyak hal yang bisa dipercepat dan dipotong prosesnya oleh komputer dengan cepat tanpa harus mengesampingkan prinsip akuntansi.
Coba perhatikan, kalau anda menggunakan software seperti MYOB atau Zahir, apakah anda bisa melihat proses perhitungan di belakangnya? Anda hanya diminta untuk mengisi angka transaksi serta kategori dan selebihnya diproses oleh software tersebut.
Metode apakah yang digunakan?
Pada prinsipnya tetap berdasarkan pengisian berpasangan, hanya saja prinsip ini diterjemahkan menjadi formula-formula Excel yang bekerja di belakang layar. Jadi para pemakai tidak diharuskan belajar prinsip-prinsip utama akuntansi, seperti Debit dan Kredit dan menentukan di bagian Debit atau Kredit suatu transaksi harus dimasukkan.
Apakah hasilnya sama dengan pencatatan dengan penggunaan sistem pengisian berpasangan ?
Sama. Silakan melihat tangkapan layar dari aplikasi Excel yang dibuat dengan mengaplikasikan prinsip akuntansi dan yang tidak. Hasil laporan keuangannya sama.
Kalau masih penasaran bisa download file Demo di bawah. Ada 2 file, file untuk akuntan dan untuk non akuntan, di dalam file zip yang didownload. Silakan dilihat di bagian transaksinya untuk memastikan transaksi yang dicatat adalah sama. Dan lihat hasil laporannya.
Ada berapa jenis aplikasi yang bisa dipilih?
Aplikasi berikut merupakan aplikasi awam yang sifatnya umum dan bisa digunakan untuk semua usaha. Hanya tetap diperlukan penyesuaian terhadap akun-akun yang digunakan. Untuk yang sifatnya khusus dan sudah disesuaikan dengan usaha yang ada, bisa dipelajari aplikasi pembukuan awam akuntansi sesuai jenis usaha.
Akoontan | Buku Kas
Akoontan buku kas atau rekening koran adalah aplikasi Excel dan Google Spreadsheet untuk melakukan pencatatan transaksi harian dan membuat laporan keuangan berdasarkan catatan buku kas atau rekening koran.
Aplikasi ini cocok untuk semua jenis usaha yang
- tidak rumit dan mengandalkan rekening koran untuk merekap transaksi keuangannya.
- mayoritas transaksi adalah tunai/transfer
- catatan penerimaan dan pengeluaran sudah jadi satu dalam bentuk buku kas yang hanya tinggal digolongkan peruntukannya
Buku kas atau rekening koran menggambarkan alur uang keluar dan masuk dimana uang keluar selalu berada di bagian Debit dan uang masuk di bagian kolom kredit. Atau beberapa bank menuliskannya di dalam satu kolom dan memberikan keterangan DB/Debit dan CR/Kredit di samping nilai uang tersebut. Yang diperlukan adalah Anda bisa memberikan kategori terhadap nilai-nilai uang tersebut.
Akoontan | Pemasukan-Pengeluaran
Akoontan Pemasukan-Pengeluaran adalah aplikasi Excel dan Google Spreadsheet yang dapat digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi harian berdasarkan alur keluar masuknya uang dan membuat laporan keuangan berdasarkan transaksi harian tersebut.
Spreadsheet ini akan memproses input data yang berdasarkan transaksi pemasukan dan pengeluaran. Buat mereka yang sudah terbiasa membagi pencatatan berdasarkan uang masuk dan keluar dengan Excel, spreadsheet ini akan membantu untuk merapikan data mereka sehingga bisa langsung diolah menjadi laporan keuangan secara otomatis.
Akoontan | Invoice-Purchase Order
Akoontan Invoice-Purchase Order adalah aplikasi Excel dan Google Spreadsheet yang bisa digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan berdasarkan catatan invoice dan purchase order.
Pada dasarnya spreadsheet ini sama dengan Akoontan | Pemasukan-Pengeluaran dengan adanya tambahan kolom untuk memasukkan informasi Invoice dan Purchase Order di worksheet/lembar kerja Pemasukan dan Pengeluaran.
Skill apa yang harus saya punyai untuk bisa menggunakan aplikasi ini dengan benar?
- Skill Microsoft Excel/Google Sheets
- Logika keuangan
Bagaimana supportnya?
- Kami memberikan full support untuk PENGGUNAAN spreadsheetnya.
- Kami TIDAK memberikan support untuk analisa transaksi, konsultasi keuangan, cara modifikasi spreadsheet atau perbaikan terhadap spreadsheet yang sudah dimodifikasi.
Apakah mudah penggunaannya?
Selama anda menguasai dasar Excel dan paham logika keuangan, anda tidak akan kesulitan dalam penggunaannya.
Berikut adalah garis besar cara penggunaannya. Cara penggunaan lebih detil disediakan tertulis dalam bentuk file PDF dan video youtube.
1. Menyesuaikan setting spreadsheet terhadap bisnis anda
- Memasukkan nama perusahaan
- Menyesuaikan kode akun (kode untuk penggolongan transaksi-transaksi yang sama)
Anda dapat menggunakan kode akun yang sudah disiapkan, dan bisa dirubah atau ditambah sesuai kebutuhan. Berikut adalah daftar kode-kodenya.
2. Mengisikan data transaksi keuangan
Saat ini terdapat 3 model spreadsheet akuntansi untuk non akuntan.
- Rekening Koran: Pengisian berdasarkan transaksi di rekening koran yang digolongkan berdasarkan kode2 yang ada.
- Pemasukan Pengeluaran: Pengisian berdasarkan transaksi penerimaan dan pengeluaran dalam bentuk kas/tunai/tempo yang dikombinasikan dengan penerimaan dan pengeluaran non tunai
- Invoice Purchase Order: Pada prinsipnya sama seperti pencatatan pada spreadsheet Pemasukan dan Pengeluaran dengan tambahan kolom untuk memasukkan data Invoice dan Purchase Order
Cara pengisiannya bisa dilihat di video di bawah.
Rekening koran juga bisa dipindahkan (dicopy dan paste) dari file rekening koran (format pdf, csv atau xls) ke spreadsheet ini. Tetapi format filenya perlu disesuaikan dulu. Jadi, perlu dicopy paste ke file excel terpisah, dirapikan dan disesuaikan formatnya, dan baru kemudian dicopy paste ke spreadsheet ini.
3. Melakukan penyesuaian transaksi
Penyesuaian transaksi dibutuhkan untuk memastikan transaksi yang terjadi berada dalam periode yang tepat. Contoh, jika ada pembayaran kontrak untuk sewa ruko selama 2 tahun, maka diperlukan prorata nilai sewa kontrak untuk setiap bulannya agar laporan Laba Rugi mencerminkan hasil yang betul-betul berdasarkan waktu.
Juga diperlukan perhitungan untuk penyusutan harga inventaris atau aset perusahaan. Contoh, jika perusahaan mempunyai sepeda motor sebagai aset, harga motor akan turun setiap tahun, dan ini perlu disesuaikan agar nilai aset motor yang juga merupakan bagian dari nilai aset perusahaan di akhir tahun sesuai dengan kondisi pasar.
Dan kalau perusahaan anda bergerak di bidang jual beli atau perdagangan, maka perhitungan HPP tidak bisa dilakukan di worksheet rekening koran, pemasukan dan pengeluaran. Harus dilakukan di worksheet berbeda dengan memperhitungkan nilai-nilai transaksi di worksheet-worksheet tersebut. Tapi tidak perlu khawatir karena sudah disediakan alat bantu berupa kalkulator HPP yang siap digunakan untuk menghitung HPP.
Bagaimana apabila tidak disesuaikan?
Penyesuaian dilakukan dalam rangka menyusun laporan sesuai kaidah akuntansi. Dan untuk mengetahui nilai perusahaan secara obyektif. Jika tidak ada kebutuhan jangka panjang atau diaudit, atau hanya untuk kebutuhan sendiri saja, maka tidak disesuaikan tidak apa2. Tapi perlu diingat, menilai perusahaan berdasarkan nilai tunai belum tentu sama dengan nilai sebenarnya.
4. Baca/Cetak Laporan
Baca Laporan? Cetak Laporan? Ya, tidak diperlukan langkah lain lagi. Worksheet Laporan akan menampilkan rekap dari transaksi yang sudah dimasukkan secara OTOMATIS sesuai format standar akuntansi. Laporan yang akan ditampilkan mencakup laporan Laba Rugi, Neraca, Arus Kas dan Ekuitas.
Sistem laporan otomatis tersebut dapat dilihat dari video youtube di bawah.
Jenis perusahaan apa yang cocok untuk menggunakan spreadsheet ini?
Spreadsheet ini cocok untuk jenis usaha kecil menengah (UMKM), apakah itu perusahaan jasa, dagang atau manufaktur dengan transaksi yang tidak rumit.
Jika transaksinya cukup rumit, disarankan untuk menggunakan spreadsheet Akuntansi untuk Akuntan yang lebih fleksibel dan dibuat dengan prinsip akuntansi. Perlu paham akuntansi terlebih dahulu. Atau bisa juga belajar akuntansi dengan spreadsheet Siklus Akuntansi.
